学习笔记（第五期）

Excel催化剂使用功能 学习笔记

第五章  快捷操作

第8节 数据录入

Excel数据录入的规范性是很重要的，本节相关功能很大范畴就是为了数据和管理的规范性。

3.8.1****日期窗体面板开关

该功能可设置日期选择窗体，进行点选录入。

 ①勾选上[数据录入]下的[日期窗体面板开关]前的“√”；

②弹出应用区域选择对话框；

③选择好要应用的区域后，点击[确定]；

④选择要录入的单元格，弹出录入对话框，可选择[日期时间]、[日期]、[时]进行录入。

如要变更选择，则可点开[日历]面板，然后选择录入。

⑤如需关闭[日期窗体面板开关]，仅需将前的“√”去除。

3.8.2****自动展开日历面板

该功能配合[日期窗体面板开关] 使用，当勾选[自动展开日历面板]前“√”打开该功能后，在录入日期、时间时自动展开日历面板。

3.8.3****显示位置偏移一格、单元格自动格式化

该两功能配合[日期窗体面板开关] 使用。

①当勾选[位置偏移一格]前“√”，打开功能后，在录

入日期、时间时日历面板显示会偏移一格。

a、下图为没有勾选[位置偏移一格]显示状态：

b、下图为勾选[位置偏移一格]显示状态：

②当勾选[单元格自动格式化]前“√”，打开该功能后，在录入日期、时间后，单元格会自动应用相应的单元格自定义格式。

3.8.4****序列有效性验证快速录入

该功能可对录入区域使用序列作为数据验证有效性。对序列内容项较多，使用有效性进行选择有一定困难的场景特别管用。

①需要提前进行数据验证有效性设定，且有效性为序列类型的。

②通过[快速录入窗体开关]勾选，可打开或关闭快速录入辅助窗体。

③打开[快速录入窗体开关]后，当选定对应单元格时，可弹出快速录入窗体，以供探索筛选出符合条件的内容项。

④数据有效性满屏可显示8个项目，弹出的窗体仅在多于8个项目时才起效；序列项目太少，建设直接通过选择录入速度更快，没必要弹窗选择。

⑤若已录入结束，建议将【快速录入窗体开关】关闭，让数据查阅时，不会再弹出窗体，妨碍操作。

3.8.5****单级数据有效性验证

数据有效性可以一定程度上限制用户随意地输入内容，但其内容的保护性太脆弱，当用户使用复制粘贴，从别处引用内容过来时，就完全失效了，整个单元格的有效性变成从源单元格的设置。如若不让用户复制粘贴，又必然会对灵活性产生极大的损失，毕竟数据已经存在了，还需要人工手输入，这是何等逆天的事情。如何能够解决对表格设定好数据有效性验证，规范数据的录入，同时又可以满足到用户需要从其他地方复制数据过来，而不对原有数据有效性进行破坏，Excel催化剂[单级数据有效性验证]功能，也被作者称为“数据有效性验证增强版”，可能达到这样的效果，且只需一次设置，后续纵然文件关闭了，下次再打开，仍然保存完好设置规则。

3.8.5.1****数据有效性验证知识点

数据有效性验证具体的原生功能菜单位置见下图，不同Excel版本叫法略有不同。

3.8.5.2****增强版数据有效性验证功能实现

①数据验证总开关**:**因数据验证需用到事件响应，可能略有一点点性能损耗，如果不需要验证时，可关闭【数据验证开关】，此为总开关，对所有的验证规则生效。

②添加数据验证**:**选择要添加数据验证的区域后，再点击【添加数据验证】按钮，不使用原生的数据验证添加按钮，改用此处的，然后再调用原生的数据验证功能设置。

此处，选择单元格区域，尽可能选择到后续需要录入的所有单元格，或者直接选择整列数据，否则有可能随着数据录入的增加，其有效性的范围未能同步到位。

在工作中，建议使用智能表格方式来录入数据。智能表格是一个结构化的数据对象，Excel可轻松识别某列内容的数据区域边界，就算增加了行也自动会识别出来自动扩展，甚至在初次选择设置有效性区域时，仅需选定某列的一个单元格即可，程序自动扩展到整列来设置有效性规则。

**③增强版数据有效性验证作用方式:**使用以上的方式设置过的数据有效性，不单有原生的有效性功能存在，亦可对复制粘贴过后的数据有效性得到保留。如复制过来的数据，不满足原有的数据有效性规则，将会以显著单元格背景色提示出来以供下一步验证修复。

④数据验证清单

按照以上方法设置过数据有效性后，在点击【数据验证清单】将会出现所有设置过的数据有效性清单可供查看。

最后一列【有效性状态】中，用于单独控制此行的有效性规则在Excel催化剂的增强功能中是否生效，去勾选为不生效，但原生的数据有效性仍保留，只是未有增强功能来保护其有效性的完好。

有效性清单仅会显示本工作薄的有效性验证，当保存文件后重新打开，增强版数据有效性仍然保留。为防止操作失误和同时打开过多工作薄，致使有效性规则清单显示容易误解误选，每次打开数据验证清单，仅显示当前工作薄的验证清单，其他打开的工作薄，不处于活动状态的工作薄的数据有效性将不显示。

3.8.5.3****多级联动数据规则

数据多级联动，对数据录入带来效率上的极大提升，同时又保证了数据的准确性。

具体使用方法：

①多级联动规则开关

和单级数据有效性类似，提供总开关，用于是否启动多级联动数据规则。

②提供完整的多级联动配置信息

多级联动数据源，有多少个级别就有多少列即可，符合人的数据理解和维护逻辑。多级联动数据源不能有空单元格出现，一般空单元格也是不符合预期的数据源结构，请进行填充处理，如:县市都是大理市。

③添加多级联动规则**：**

根据提示输入相应内容，配置好多级联动的数据规则，来源于哪里，作用到哪里。可通过【多级联动规则清单】查看已设置过的规则，同时可对其进行删除或更新多级联动数据源数据。

验证清单是主从表结构，上方为主表，下方为从表，主表记录选择变更，从表也会自动变更至选定规则的联动数据源。

④在录入区域中直接输入数据**：**输入从一级开始输入，再二级、三级的顺序。

⑤修改已录入内容**：**因多级联动数据有层次结构关系，若对数据进行修改，特别是对较前一级的数据修改后，其他后面级别的数据就是错误的。如原数据为：[大理市-双廊镇-大建旁村]修改第一级数据为[洱源县]后，[双廊镇-大建旁村]是错误数据。对此，该功能实用中当有修改数据的操作时，最末端的级别修改操作不影响前面级别的操作，若修改前面级别的操作，此级别之后的其他级别的数据将清空（仅清除内容，不清除格式）

⑥一次配置，永久生效：多级数据验证规则，同样是一次配置，无论后续保存关闭后再打开，修改工作薄名、工作表名、分享给其他人使用，此规则仍然保留着，无需下次使用再频繁重复设置。

3.8.5.4****快速录入－逐字提示

数据录入的规范性乃是数据应用之根，没有完整、干净的数据源，再往下游的所有数据应用场景都是空话。

快速录入功能成为一个大众可驾驭且有较大的实际使用价值的功能。

①打开动能开关：使用时，需打开【快速录入规则开关】才可生效，也可避免无需使用时的干预作用。

②准备引用数据**:**先要建好可能用于快速录入的引用数据源。在引用数据源中可能查找列有多列，且查找列与返回内容列不同，为使逐字提示功能发挥更大作用，可根据实际需要，准备出多列的查找列，和对应需要返回数据的内容列。

例如：下图，若想可通过[英文简称]，或者[中文名]两个查找列进行查找搜索后，返回[国家全称]，完成国家英文名的快速录入。

③快速录入前配置：

**a.**选择已准备引用的数据源：

b.进行必要的配置：

[1][规则名称]可自行定义规则名称，提供一个可供后续识别的名称，方便后续查找对应规则；[2][作用区域地址]设置进行快速录入的目标区域，让此规则生效在对应的作用区域单元格范围内，其他区域不必生效；[3][规则活动状态]可选择该定义的规则项是否启动；

[4][列名]下列出了引用数据源的列数；[5][是否查找列]用于勾选哪几列设置为查找列，[6][文本匹配方式]用于选择匹配方式（开始于、包含于、结束于）；[7][是否数据返回列]用于勾选哪列为用于快速录入数据内容列；[8]为引用数据源预览。

同时可在一个工作薄中设置多个规则，分别对应于不同的作用区域，数据录入过程中，可以一气呵成，同时在多个规则下进行快速录入。

④进行快速录入：

跳转到需要录入的数据的工作表中，然后通过菜单打开【快速录入规则开关】，对规则的活动状态进行勾选及对快速录入的总开关进行开启后，鼠标或键盘移动单元格至对应起作用的区域上，将会跳出对应的规则下的逐字提示列表。

当光标跳转到查找字符串位置，无输入内容的情况下，同样可利用Enter、Tab、和方向箭上下左右等按钮回到单元格的移动，跳出快速录入面板。当光标跳转到查找字符串位置，输入相应的关键字内容后，方向箭上下按钮可移动到下方的引用数据区域清单中，当确定某一行的记录为所需的结果时，即可使用Enter或Tab键进行上屏操作，两者不同在于上屏后的鼠标移动的下一单元格，Tab是移动到右边，Enter是移动到下方，进行下一个单元格的录入。

如果一个工作表中有多个快速录入设置，则可实现多个规则自动切换。

⑤纯键盘操作的高效数据录入实践

当键盘的Enter、Tab、方向键（上下左右）等按钮对单元格进行移动时，当前单元格和有相应规则对应的作用区域有重合时，将会自动跳出快速录入界面，并且光标自动跳转到查找字符串位置供键盘录入关键字来查询。

⑥最后，再次强调该功能在使用前需作规则设置，设置过的规则可永久性在此文件工作薄中生效，无论后续进行保存关闭另打开，或分发给其他人使用，仍然有效。

数据录入无小事，当我们真正去重视它，并且通过一些辅助的手段，让数据录入更便捷的同时，也满足到数据录入的准确性。

                  今天到此，下期再写；望群友参与接龙。

初步想法与希望：

1.计划按Excel催化剂工具栏上6大工具组及子工具项为依据，对自己学习笔记的章、节进行划分，参照李老师写的功能介绍进行逐个整理。2.由于个人是个小白用户，不懂英语，更不懂VBA、M语言、SQL等，平时也不太会用到网页抓虫等高级功能，可能只整理自己能理解、会用到的功能项。3.真心谢谢李老师无私的为我们提供了此插件，解决了我们工作中许多难题；也真心希望群友们能进行接龙，特别是对像我这样小白用户不会使用、无好理解的功能的讲解。

2021/01/16  大理